Informe y Seguimiento de las Auditorias

INFORME Y SEGUIMIENTO DE LAS AUDITORIAS

Las auditorias culminan con el proceso de informe final y el seguimiento de la auditoria

Durante la auditoria, el auditor jefe comentará cualquier inquietud a la organización auditada. Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoria que pueda evidenciarse a medida que esta progresa, se revisa con la contra parte y son aprobados por él. Durante la auditoria, el equipo auditor registra el cumplimiento o incumplimiento de cada uno de los requisitos y las correspondientes evidencias en la lista de verificación, o check-list, o cualquier otra herramienta utilizada para contar con  los datos precisos y poder elaborar el informe.

Tras haber finalizado la auditoria, es preciso tener una reunión del equipo auditor donde se analizan las evidencias encontradas y se tratan con el auditor jefe las oportunidades de mejora y no conformidades detectadas. 

El informe de auditoria :es elaborado bajo la dirección y supervisión del auditor jefe, que es el responsable de que este sea preciso, veraz y completo, ya que debe ir acompañado de la fecha y de su firma. Es fundamental que dicho informe observe ciertos principios: 

Corrección formal (en el estilo, sintaxis, y por supuesto, en la ortografía)

 Rigurosidad en su contenido. 

Información que debe tener el informe:

Objeto y alcance de la auditoria

Contenido detallado del plan de auditoria.

 Identificación de componentes del equipo auditor y de los representantes del auditado.

 Fecha de la auditoria.

Listado conteniendo las “no conformidades” detectadas.

Descripción, en el caso de haber “no conformidades” de las recomendaciones para solventarlas. 

No conformidades graves: se deben a la ausencia de un requisito de la norma o cualquier no conformidad cuyo efecto pueda resultar perjudicial para la integridad de un producto o servicio. Indican que el sistema falla. Afectan o pueden afectar directamente a la calidad del producto y deben ser resueltas de inmediato.

No conformidades leves: significan que existe un defecto más leve que en el anterior caso, del sistema respecto a los requisitos de la norma con que se audita. Se trata de fallos del sistema esporádicos, no sistemáticos ni repetidos. No afectan directamente a la calidad del producto o servicio.

Características del Informe Final

Presentación pulcra

Redacción objetiva

Manejable

Exactitud

Siempre evaluar el sistema mas no las personas

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA

La auditoria termina con la aprobacion del informe final y lo normal es que se hayan evidenciado no conformidades, y el auditado tenga que realizar acciones correctivas, preventivas o de mejora, según lo que se desprenda del informe. El seguimiento de la auditoría consiste en verificar que se ha establecido un plan para dar respuesta a dicho informe y subsanar las no conformidades detectadas.

Luego en el seguimiento de la acción correctiva se verificará que se han solucionado las deficiencias que se habían encontrado, se ha eliminado la no conformidad, esto es, la causa que la originó y que la acción correctiva ha servido para que no exista la posibilidad de que pueda reaparecer el problema en un futuro.

 El auditado Presentará evidencias de haber corregido el problema detectado en la no conformidad. Se presentará en el informe de solicitud de la acción correctiva o preventiva. Podrá evidenciarlo bien por medios documentales que certifican que la acción se ha implantado o bien por medios físicos como fotografías, muestras, etc.

 El auditor Verificará que en el plazo que otorgó al auditado para resolver las no conformidades, se ha presentado el informe de solicitud de las acciones correctivas o preventivas. Verificará que cada una de las evidencias que han dado lugar a la no conformidad tiene la correlativa evidencia y el formato de solicitud de acción correctiva aprobado. Comprobará que la acción que se ha implantado se ajusta eficazmente a la solución de la no conformidad. En caso extremo, cuando tenga dudas suficientes de que se ha realizado, el auditor puede acudir a comprobar si la realización de las actuaciones propuestas.

 

AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO

En el caso de tratarse de auditorias de certificación se seguirá auditando el sistema de gestión, de forma semestral o anual, hasta que llegue el momento de la re certificación que se realiza a los tres años